สถานที่จัดประชุม : จัดสัมมนาเปลี่ยนให้เป็นเรื่องสนุก
หากพูดถึงการจัดประชุมหรือสัมมนาหลายๆคนก็คงไม่ค่อยชอบซักเท่าไหร่ เพราะเพียงแค่ได้ยินก็รู้สึก เบื่อ ที่จะต้องนั่งประชุมกันในห้องแคบ ๆ เป็นเวลานานหลายชั่วโมง ลองมาหาไอเดียแปลก ๆ ใหม่ ๆในการจัดประชุมสัมมนากันนะคะ เผื่อว่าการประชุมสัมมนาในครั้งต่อไปจะทำให้รู้สึกตื่นเต้น อยากจะเข้าประชุมกัน
สถานที่จัดประชุม สร้างบรรยากาศอย่างไรให้ตื่นเต้น
1.ปรับหรือเปลี่ยนสถานที่จัดประชุม สัมมนาให้แปลกใหม่ เพื่อเป็นการกระตุ้นให้พนักงานอยากเข้าประชุม เช่นอาจจะมีการปรับเปลี่ยน มุมโต๊ะหรือโซฟา เพิ่มสีสันจากดอกไม้ ต้นไม้ เพื่อเพิ่มบรรยากาศให้รู้สึกสดชื่นอยู่ตลอดเวลา
2. เริ่มบรรยากาศการประชุมด้วยเรื่องที่เบา ๆ ในสถานที่จัดประชุม เช่นอาจจะคุยเรื่องที่ออกไปทางแนวตลก แนวความคิดที่สามารถร่วมแชร์ไอเดียกันได้ทุกคน และพยายามให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็น ถือว่าเป็นการเริ่มต้นบรรยากาศที่ดีก่อนการประชุม เพราะหากเริ่มต้นด้วยดี บรรยากาศไม่ตึงเครียดก็อาจจะทำให้หลาย ๆคนมีความคิดที่สร้างสรรค์เกี่ยวกับงานที่กำลังจะประชุมกันก็ได้ค่ะ
3.ปรับเปลี่ยนเวลาในการประชุมดูบ้าง เพราะเวลาประชุมที่ส่วนมากจะเป็นช่วงเช้า ซึ่งเป็นเวลาที่ทุกคนเดินทางมาทำงานอาจจะเหนื่อยล้ากับสภาพจราจร ทำให้อารมณ์ยังไม่ค่อยสดชื่นซักเท่าไหร่ อาจจะลองปรับเปลี่ยนมาเป็นช่วงบ่าย หลังที่ได้จิบกาแฟกันแล้วและได้เคลียร์งานในส่วนที่ค้างมาเป็นที่เรียบร้อยแล้ว หรืออาจจะเป็นเวลาหลังเลิกงานอาจจะเป็นการประชุมไปทานอาหารเย็นกันไปก็แปลกไปอีกแบบนะคะ
4.ลองหาอะไรที่ช่วยผ่อนคลายมาไว้ในที่ประชุม เช่นอาจจะเป็นของเล่นพวก รูบิค โซฟารูปร่างแปลกๆ นุ่มๆให้นั่งระหว่างประชุมก็เป็นอีกตัวช่วยเสริมให้ผู้ประชุมรู้สึกตื่นเต้น อาจจะได้ความคิดสร้างสรรค์ใหม่ๆในการประชุม เปลี่ยนจากบรรยากาศตึงเครียด มาเป็นแบบนั่งคุยกันแบบผ่อนคลายดูบ้างก็ได้
5.การเพิ่มขนมขบเคี้ยวเล็ก ๆ น้อย ๆหรืออาจจะเป็นลูกอมหรือน้ำหวานเย็นๆสดชื่นไว้ระหว่างการประชุม สามารถจัดเป็นมุมเล็ก ๆในสถานที่จัดประชุม เพื่อให้เพิ่มความสดชื่น ลดความเครียดระหว่างการประชุมลงได้บ้างค่ะ
6.เลือกสถานที่จัดประชุมที่มีบรรยากาศช่วยสร้างอารมณ์ร่วม เพราะการประชุมเราก็ต่างอยากได้ความคิดใหม่ๆ ไอเดียใหม่ๆเพื่อที่จะได้นำไปพัฒนางานของเรา อีกเคล็ดลับที่น่าลองคือเปลี่ยนสถานที่จัดประชุม ออกจากห้องสี่เหลี่ยมเดิม ๆบ้าง เช่นการไปประชุมนอกสถานที่เปิดผ้าม่านให้มีแสงสว่างเข้าถึงและมองเห็นต้นไม้ดอกไม้เขียวขจีหรือหากเป็นช่วงที่อากาศดีก็อาจจะลองเป็นสถานที่จัดประชุมแบบ Outdoor ดูบ้างก็น่าสนใจดีนะคะ
สถานที่จัดประชุม เลือกให้ถูกเปลี่ยนให้เป็นตัวเรา
จากไอเดียที่นำเสนอด้านบนมาแล้วนั้น ไม่ใช่ว่าจะสามารถนำไปใช้ได้ในการประชุม สัมมนาทุก ๆโอกาสนะคะ ยังไงก็ยังต้องยึดวัตถุประสงค์ของการประชุม เรื่องหรือวาระในการประชุมของแต่ละบริษัทรวมทั้งผู้ที่ร่วมประชุมด้วย เพราะอย่างไรการประชุมบริษัทก็ยังคงต้องการความเป็นทางการ ความน่าเชื่อถือ ที่เรานำตัวอย่างมาก็เพื่อจะแบ่งปันให้เป็นไอเดียที่สามารถนำไปปรับใช้กันได้ตามสถานการณ์ของบริษัท หรือตามสถานที่จัดประชุมของแต่ละที่ด้วยค่ะ
